¿Cuántos años hay que guardar el cuaderno de campo?
Al menos 3 años desde la fecha de emisión de cada documento. Lo dice el artículo 16.3 del Real Decreto 1311/2012, y el plazo se cuenta documento a documento, no por campañas.
Cuánto hay que guardar el cuaderno, y qué más
Tres años desde la fecha de emisión. Y no solo el cuaderno: también los papeles que respaldan lo que hay anotado en él.
El plazo
El artículo 16.3 del RD 1311/2012 lo dice así:
Los registros y documentos se conservarán al menos durante los 3 años siguientes a su fecha de emisión.
Se cuenta documento a documento, desde su fecha de emisión, no por campañas cerradas. Una factura de marzo de este año hay que guardarla hasta marzo de dentro de tres.
Qué se guarda junto al cuaderno
El mismo artículo enumera lo que se conserva con él:
- La documentación del asesoramiento, cuando sea obligatorio.
- Los certificados de inspección de los equipos de tratamiento.
- Los contratos del artículo 41.2.c) de la Ley 43/2002.
- Las facturas y los justificantes de los asientos del cuaderno.
- Los resultados de los análisis de residuos, si se han hecho.
La lógica es sencilla: el cuaderno dice qué se hizo, y estos papeles demuestran que se pudo hacer. La factura demuestra que el producto se compró legalmente; el certificado de inspección, que el equipo estaba en condiciones; el asesoramiento, que la decisión estaba respaldada cuando la norma lo exige.
La confusión de los cinco años
Es habitual leer que los registros de fitosanitarios se guardan cinco años. Son dos obligaciones distintas y de sujetos distintos:
- Tres años: el cuaderno de la explotación y sus justificantes, artículo 16.3. Obliga al titular de la explotación.
- Cinco años: el registro de las operaciones de compraventa y de las aplicaciones a terceros, artículo 25.3. Obliga a distribuidores y a empresas de tratamientos.
Si eres agricultor y aplicas en tu propia explotación, el plazo que te afecta son tres años. Si además prestas servicios a terceros, tienes las dos obligaciones a la vez.
Dónde guardarlo
La norma no dice dónde, solo que esté a disposición del órgano competente. En papel, lo razonable es tenerlo en un sitio seco y accesible. En electrónico, el sistema de la comunidad autónoma conserva los datos volcados, pero eso no sustituye a guardar las facturas y los certificados, que siguen siendo tuyos.
Preguntas frecuentes
¿Hay que guardar también las facturas de los productos?
Sí. El artículo 16.3 incluye expresamente «las facturas y los demás documentos justificativos de los asientos realizados en el referido cuaderno». Una anotación sin su factura es una anotación sin respaldo.
¿No eran cinco años?
Cinco años es otra obligación y de otro sujeto: el registro de las operaciones de compraventa y aplicación que llevan los distribuidores y las empresas de tratamientos, del artículo 25. El cuaderno de la explotación son tres.